Ausschreibung: Rahmenvereinbarung wohnen in münchen sowon 25

Veranstalter

Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement

Ausschreibungstitel: Deutschland – IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung – Rahmenvereinbarung Wohnen in München / SoWon 25

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Veröffentlichungsdatum der Bekanntmachung:

2026-04-02

Ausführungsort der Arbeiten:

München

Die Laufzeit der vertraglichen Aktivitäten beträgt 48 Monate.
Landeshauptstadt München, IT@M-BO4, Vergabemanagement ist für die Verwaltung dieser öffentlichen Ausschreibung verantwortlich.
Die in der Ausschreibung beschriebene Maßnahme findet in München statt.
Das Projekt ist technisch durch den CPV-Code 72000000 identifiziert: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung.
Die Vergabestelle verfolgt mit dieser Ausschreibung die Umsetzung des Projekts "Rahmenvereinbarung Wohnen in München / SoWon 25".

Ausschreibungsbeschreibung:

Auftragsgegenstand ist die Weiterentwicklung, Wartung und Pflege der Individualsoftware "Wohnen in München (WIM)", des Onlineportals von WIM (= "SozialesWohnenOnline (SoWon)") sowie von neu zu erstellenden Komponenten, mit denen der Auftraggeber schrittweise die Software WIM ablösen wird.

Detaillierte Informationen und Unterlagen entnehmen Sie den Vergabeunterlagen. **** Folgende Teile der Vergabeunterlagen werden erst nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung mit der späteren Angebotsaufforderung an die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter versendet: Regelwerke zur IT-Sicherheit **** Bewerberfragen: Eventuell auftretende Fragen sind umgehend, jedoch spätestens bis 27.03.2026 12:00 Uhr über das eVergabe-System des Auftraggebers zu stellen. Die Adresse des eVergabe-Systems ist: https://vergabe.muenchen.de/ Auf eine Beantwortung später eingehender Fragen besteht kein Anspruch. **** Abweichung vom Grundsatz der Losbildung: Der Auftraggeber ist sich des Umstands bewusst, dass er als öffentlicher Auftraggeber gem. § 97 Abs. 4 Satz 2 GWB den Beschaffungsgegenstand im Grundsatz nach Fach- und Teillosen getrennt vergeben muss. Eine Abweichung davon ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe dies erfordern (§ 97 Abs. 4 Satz 3 GWB). Eine Aufteilung in Fachlose ist lediglich möglich, wenn dies tatsächlich und technisch möglich ist und für die jeweilige Leistung ein eigener Anbietermarkt besteht. "Wohnen in München" ist ein zentrales Themenfeld des Sozialreferats und von großer gesellschaftspolitischer Bedeutung. Zur Unterstützung der Prozesse rund um geförderten Wohnraum betreibt und pflegt it@M ein Systemcluster bestehend aus den beiden Systemen WIM und SoWon. Aktuell werden beide Produkte mit den jeweils dazugehörigen EAIs von unterschiedlichen Firmen gepflegt. Das heißt, aus Sicht des Auftraggebers könnte für die Pflege von WIM, SoWon und der zu SoWon und WIM gehörenden EAIs einerseits und den Neuentwicklungen andererseits ein eigener Anbietermarkt bestehen, d.h. eine Bildung von Fachlosen wäre grundsätzlich möglich. Eine Aufteilung in Teillose ist nur vorzunehmen, wenn dies dem Grunde nach möglich ist. Im vorliegenden Fall käme aufgrund der Menge an Personenstunden wohl auch ein Teilloszuschnitt in Betracht. Allerdings lassen sich die erforderlichen Personenstunden nicht pauschal in einzelne Teillose splitten. Zwischen den in den Vergabeunterlagen genannten Kern-/Aufgabenbereichen besteht eine besondere Verknüpfung/Verschränkung dahingehend, dass die Arbeitsergebnisse der jeweiligen Kern-/Aufgabenbereiche aufeinander aufbauen. Es wird nur dann ein gutes Endergebnis erzielt, wenn der Gesamtprozess und die diesen übergreifend begleitenden Qualitätssicherungsmaßnahmen durch den Auftragnehmer vollständig beherrscht werden. Daher müssen alle Kern-/Aufgabenbereiche innerhalb einer Firma als Ganzes erbracht werden. Eine Teillosaufteilung stünde dem entgegen. Da vorliegend eine Aufteilung in Fachlose dem Grunde nach angezeigt ist, ist in der zweiten Stufe zu prüfen, ob ausnahmsweise auf eine Losaufteilung verzichtet werden kann bzw. die Fachlose ausnahmsweise zusammen vergeben werden können. Die Integration von WIM und SoWon zu einem neuen System ist entscheidend, um die getrennten Systeme zu harmonisieren. WIM, ursprünglich aufgrund von Datenschutzbestimmungen nicht internetfähig, ist im Wohnungsamt verankert, während SoWon extern agiert. Der Auftraggeber plant, den Datenaustausch zu optimieren und die Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen, um die Effizienz zu steigern. Ein sofortiger Wechsel ist jedoch nicht möglich; die Umstellung muss schrittweise über mehrere Jahre erfolgen, um die Kontinuität der Dienstleistungen sicherzustellen. Frühere negative Erfahrungen mit der Zusammenarbeit von WIM und SoWon durch unterschiedliche Partner zeigen die Notwendigkeit einer sorgfältigen Integration. Die Fachlosvergabe birgt zudem das Risiko von Sicherheits- und Kompatibilitätsproblemen, die die Effizienz des Projekts beeinträchtigen können. Eine Aufteilung in separate Lose könnte die Zuordnung und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen erheblich erschweren, was zu höheren Kosten und zeitlichen Verzögerungen führen würde. Nach umfassender Abwägung der widerstreitenden Belange zwischen den Vor- und Nachteilen einer Losvergabe ist daher im vorliegenden Fall ein Abweichen von der Losvergabe zulässig, weil im Ergebnis gewichtige Gründe für eine zusammenfassende Vergabe sprechen und diese aus Sicht des Auftraggebers deutlich überwiegen. **** Abweichung von der Regelvergabe: Die Landeshauptstadt München (LHM), als öffentlicher Auftraggeber im Sinne des § 98 i.V.m. § 99 Nr. 1 GWB, hat gemäß des § 115 i.V.m. § 119 Abs. 2 GWB die Verfahrensart Offenes und Nicht Offenes Verfahren anzuwenden, es sei denn, die Vorschriften des GWB regeln etwas anderes. Der Auftraggeber kann allerdings auf Basis des § 119 Abs. 2 GWB in Verbindung mit § 14 Abs. 2 i.V.m. § 14 Abs. 3 und 4 VgV in begründeten Ausnahmefällen Aufträge durch nachrangige Vergabeverfahren vergeben. Die Besonderheit bei der Individualsoftware WIM besteht insbesondere in dem proprietären TREND/Framework und dessen sehr geringen Verbreitung auf dem Markt sowie der damit verbundenen komplexen Dokumentation des Quellcodes. Im vorliegenden Fall muss aufgrund des Leistungsgegenstandes davon ausgegangen werden, - dass es aufgrund der Umstellung des Services WIM auf eine neue technologische Plattform zu technischen Änderungen kommen kann, - dass aufgrund der Verschmelzung der Services WIM und SoWon, die von unterschiedlichen Anbietern entwickelt wurden, die Leistungsbeschreibung i.V.m. dem dazugehörigen Leistungsverzeichnis konkretisiert werden muss, damit die Bieter ihr Angebot inhaltlich verbessern können, - Gespräche mit den Bietern erforderlich sind um die Vorgaben verständlich und eindeutig zu definieren, insbesondere dass aufgrund der besonderen Komplexität die Ticketanalyse nur durch systemübergreifende Kenntnisse und Verantwortung zielführend ist und - dass die Zusammenarbeit künftig in einem neu zu gründenden, gemeinsamen DevOps-Team erfolgen soll, dessen Strukturen mit dem Auftragnehmer zu gestalten sind. Die damit ggf. notwendigen technischen Änderungen, insb. die Besonderheiten des proprietären TREND/Frameworks müssen mit den Bietern erörtert bzw. verhandelt werden und in der Folge durch den Auftraggeber im Rahmen der Leistungsbeschreibung i.V.m. dem dazugehörigen Leistungsverzeichnis beschrieben und ggf. konkretisiert werden. Des Weiteren ist bei dieser Beschaffung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit technisch organisatorischen Maßnahmen (AVV inkl. TOM) zwischen dem Auftraggeber und dem zukünftigen Auftragnehmer notwendig. Inhalte der AVV inkl. TOM können ebenfalls vorab nicht abschließend festgelegt werden und müssen voraussichtlich mit den Bietern erörtert und verhandelt werden. Insbesondere damit der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit gewahrt wird. Folglich liegen die Voraussetzungen für den Ausnahmetatbestand gemäß § 14 Abs. 3 Nr. 3 VgV vor. Der Auftrag wird deshalb im Wege eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb vergeben. **** Abschichtung nach TNW - Angabe einer Höchstzahl: Zu dem Feld "Höchstzahl der zur zweiten Phase des Verfahrens einzuladenden Bewerber:" Es ist beabsichtigt, im Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs höchstens 3 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern. Sofern im Teilnahmewettbewerb mehr als 3 Bewerber als geeignet festgestellt werden, werden die 3 Bewerber mit den meisten Eignungspunkten zur Angebotsabgabe aufgefordert. Sollten jedoch auf Grund von Punktegleichheit mehr als 3 geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden müssen, erhöht sich die Anzahl der Bewerber, die zum Angebot aufgefordert werden, entsprechend. **** Der Auftraggeber behält sich vor, weitere als die in den Vergabeunterlagen genannten Aufgaben-/Leistungskategorien, die in einem unmittelbaren thematischen Zusammenhang mit dem Auftragsgegenstand stehen, abzurufen bzw. zu beauftragen. Da die Bedarfserhebung nach dem zum Zeitpunkt der Angebotsaufforderung aktuellen Stand getroffen wurde, sich dessen ungeachtet die Anforderungen des Auftraggebers während der Vertragslaufzeit aufgrund von unvorhersehbaren Ereignissen noch ändern können, ist ein Abruf weiterer als der aufgeführten Kategorien möglich. Dies geschieht jeweils nach individueller Absprache und im beiderseitigen Einvernehmen mit dem Auftragnehmer. Es wird keinerlei Verpflichtung für die Vertragsparteien zum Abruf solcher Kategorien begründet. **** Bindefristverlängerung: Mit der Angebotsabgabe ist die vorweggenommene Zustimmung der Bieter verbunden, im Falle der Verzögerung der Zuschlagserteilung wegen eines Nachprüfungsverfahrens als am Nachprüfungsverfahren beteiligter Bieter (§ 162 GWB, ggf. i.V.m. § 174 GWB) bis vier Wochen nach Rechtskraft des letztinstanzlichen Beschlusses an sein Angebot gebunden zu sein. Beteiligte an einem Nachprüfungsverfahren, deren Angebot nicht für den Zuschlag in Betracht kommt, werden auf Wunsch aus der Bindefrist entlassen; Gleiches gilt für alle am Nachprüfungsverfahren beteiligten Bieter unter den entsprechend angewandten Voraussetzungen von § 313 BGB.

Rahmenvereinbarung: Schätzmenge der zukünftigen Rahmenvereinbarung: ca. 32.000 Personenstunden Die Angabe der Bedarfe gemäß Vergabeunterlagen wurde aufgrund der aktuell vorliegenden Bedarfslage getroffen und begründet keine Abnahmeverpflichtung gegenüber dem Auftragnehmer. Das dargestellte Mengengerüst beruht auf realistischen Bedarfsschätzungen des Auftraggebers und berücksichtigt die Planungen zum aktuellen Stand.

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